Lean for Military & Defence

The Ultimate Framework for Stronger Military/Defense and Cost-Effective Operation

Di dunia militer, di mana ancaman terhadap keselamatan dan kebutuhan akan pertahanan terus ada, para pemimpin militer harus mampu beradaptasi untuk meningkatkan kinerja operasional. Bisa dibayangkan, kegagalan melakukannya dalam konteks militer akan berakibat fatal. Kemampuan untuk menerapkan perubahan dengan cepat dalam organisasi besar bukanlah hal yang mudah, jadi bagaimana sebuah lembaga militer dapat menjaga kesiapsiagaan dengan lebih baik untuk menghadapi ancaman yang terus berkembang? Adakah sesuatu yang bisa dipelajari dari dunia bisnis dan korporat?

Operasi militer tidak memiliki ruang untuk kesalahan. Lembaga militer di negara manapun mengandalkan efisiensi, ketertiban, dan ketepatan. Agar operasi berjalan lancar, penting untuk mengurangi waste — aktivitas tanpa nilai tambah. Hal ini membuat operasi militer menjadi kandidat utama untuk implementasi lean dan six sigma.

Menerapkan metodologi lean dan six sigma memungkinkan para ahli proses militer untuk meningkatkan kualitas pertahanan nasional kita melalui metode yang nyata dan hemat biaya. Salah satu lembaga militer yang telah menerapkan lean adalah Pasukan Militer Amerika Serikat (United States Armed Forces).

Apa Itu Lean Thinking?

Secara singkat, lean thinking adalah pendekatan filosofis terhadap manajemen yang bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dengan menghilangkan waste. “Waste” umumnya didefinisikan sebagai tindakan apa pun yang tidak menambah nilai bagi pelanggan. Istilah ini diciptakan oleh James P.Womack dan Daniel T. Jones setelah melakukan analisis mendalam terhadap sistem produksi Toyota.

Perubahan adalah hal yang konstan dalam hidup dan lean thinking merangkul perubahan tersebut. Sebagai sebuah metodologi, lean thinking mengambil banyak bentuk; namun, tema yang paling umum di antara semuanya adalah Kaizen, kata dalam bahasa Jepang untuk peningkatan berkelanjutan.

Ada banyak orang dan banyak organisasi yang mengaku lean dan menyambut perubahan; namun, organisasi yang berhasil adalah organisasi yang menanamkan pola pikir lean ke dalam budaya mereka. Mereka mencapai ini dengan menggabungkan kebiasaan dan rutinitas di semua tingkatan organisasi. Kebiasaan dan rutinitas ini seringkali diadopsi dari framework seperti agile dan six sigma, yang menerapkan prinsip lean thinking. Namun yang paling penting, adalah sikap yang merangkul lean thinking, seperti memiliki pola pikir “win or learn” di mana kegagalan adalah bagian dari proses menuju kesuksesan.

Lean thinking telah berkembang untuk mencakup sejumlah elemen lain, yang menonjol di antaranya adalah fokus kepada value stream. Prinsip menyeluruh ini menyatakan bahwa perusahaan pertama-tama harus memahami hampir setiap langkah dalam evolusi produk—yaitu, value stream atau aliran nilai-nya—jika mereka berusaha membuat produk itu secara lebih efisien. Berbekal pengetahuan ini, pabrikan kemudian harus mencari bottleneck yang dapat menghambat proses produksi. Setelah bottleneck teridentifikasi, mereka harus memasukkan alat/tools dan teknik baru ke dalam proses tersebut sebagai bagian dari upaya berkelanjutan untuk memangkas biaya dan meningkatkan kualitas.

Meskipun lean (seperti metode lean manufacturing) memiliki potensi untuk mengurangi biaya secara signifikan, hal itu juga dikaitkan dengan spektrum tantangan. Pada dasarnya, misalnya, proses lean bergantung pada koordinasi yang cermat antara semua aktivitas dan fungsi organisasi. Oleh karena itu, penerapan praktik lean dapat menjadi upaya yang menantang dan tidak instan.

Apa Itu Six Sigma?

Insinyur di Motorola mengembangkan metodologi six sigma pada 1980-an untuk mengurangi terjadinya kesalahan dalam proses manufaktur, menjadikannya lebih efisien dan efektif. Six sigma berfokus pada mengidentifikasi area di mana terjadi variasi (kelainan) pada hasil proses (misalnya produk yang dibuat di pabrik). Metodologi ini menyediakan alat dan teknik untuk mengembangkan solusi untuk area tersebut menggunakan pendekatan berbasis data.

Salah satu teknik yang paling banyak digunakan dalam six sigma adalah DMAIC, yang merupakan singkatan dari define, measure, analyze, improve, dan control. DMAIC dirancang untuk digunakan pada proses yang ada. Dengan menggunakan DMAIC, tim yang mengimplementasikan six sigma dapat menentukan masalah, mengukur hasil saat ini, menganalisisnya untuk menemukan akar penyebab kesalahan, meningkatkan proses, dan mengontrolnya di masa mendatang untuk mempertahankan manfaat dari perubahan yang dibuat.

Di sisi lain, lean berfokus pada mengidentifikasi dan menghilangkan waste (aktivitas tanpa nilai tambah) dalam suatu proses. Perubahan dibuat dalam proses berdasarkan apa yang akan menguntungkan pengguna akhir atau pelanggan. Lean telah berkembang sejak pertama kali digunakan sebagai bagian dari Toyota Production System (TPS).

Saat digunakan bersama-sama, Lean Six Sigma menggabungkan metode six sigma yang digerakkan oleh data dengan metode waste-eliminator Lean untuk mengidentifikasi dan menghilangkan akar penyebab cacat dan aktivitas tanpa nilai tambah dalam suatu proses, produk, atau layanan. Selama bertahun-tahun, banyak industri telah mengadopsi strategi, alat, dan teknik six sigma dan Lean Six Sigma.

Implementasi Lean & Six Sigma di Lembaga Militer

Implementasi lean dan six sigma dan mengirim personel militer dan pertahanan untuk mempelajarinya akan memberi lembaga militer alat yang diperlukan untuk mengurangi cacat atau kesalahan. Pemahaman dan implementasi metode seperti lean dan six sigma akan memaksimalkan sumber daya lembaga militer terkait, seperti anggaran dan karyawan/personel. Ini akan membantu meningkatkan produktivitas, mendorong inovasi, dan menumbuhkan budaya perubahan dalam mengejar keunggulan.

Metodologi seperti lean dan six sigma merupakan komponen vital dalam mencapai tujuan tersebut. Kedua metodologi diimplementasikan untuk mengurangi pemborosan yang disebabkan oleh cacat dan dapat menghilangkan aliran informasi/barang yang tidak bernilai tambah, penyimpanan data, tumpukan inventaris, kelebihan produksi, pemrosesan ekstra, dan banyak lagi.

Karena proses militer dan pertahanan dilakukan untuk membantu semua orang dalam skala besar, proses ini harus sangat mendekati sempurna, dengan waste sesedikit mungkin. Secara statistik, ini berarti 99,9997% efektif, atau kurang dari 3,4 cacat per sejuta peluang. Secara realistis, ini berarti proses efisien yang menggunakan sumber daya sesedikit mungkin untuk membuat dampak sebesar mungkin.

Ketika personel militer dan pertahanan dilatih dalam Metodologi Lean Six Sigma, mereka diberi alat untuk membuat perbaikan signifikan yang berkelanjutan, dan mengarah kepada sustainability dan operasi keseluruhan yang lebih baik.

Contoh Implementasi Lean dan Six Sigma di Lembaga Militer

US Army

Komando Pasukan Angkatan Darat A.S. (FORSCOM) menyatakan bahwa Lean Six Sigma “memastikan inovasi dan efisiensi Angkatan Darat yang berkelanjutan.”

Pelatihan adalah komponen utama dari inisiatif lean di Angkatan Darat AS. Di FORSCOM saja, pada 2018, ada 500 orang yang memiliki sertifikasi Lean Six Sigma Green Belt di antara anggota militer dan karyawan sipil, 150 Lean Six Sigma Black Belt, dan enam pakar dan kandidat Master Black Belt. Angkatan DaratAS  juga mengakui pelatihan Lean dan Six Sigma sebagai "pengidentifikasi keterampilan tambahan" yang diperlukan atau dipertimbangkan ketika anggota militer mencari pekerjaan tertentu.

Penekanan pada pelatihan dan sertifikasi peningkatan proses telah menghasilkan banyak proyek lean yang dirampungkan di seluruh Angkatan Darat (US Army). Contoh proyek yang sukses adalah sebagai berikut:

• Menghilangkan bottleneck dalam permintaan layanan pemeliharaan pada helikopter Chinook yang menghasilkan peningkatan 251% dalam tingkat closure rates pada maintenance request dan pengurangan biaya sebesar 74%. Seorang Master Black Belt memimpin proyek tersebut.
• Menciptakan efisiensi di Defense Contract Management Agency (DCMA) melalui proyek-proyek yang dipimpin oleh Black Belt, termasuk mengurangi waktu modifikasi dan biaya tenaga kerja pada kontrak suku cadang dan meningkatkan tingkat pengiriman tepat waktu di kantor DCMA Boeing di Seattle.
• Menghemat $4,5 juta di Letterkenny Army Depot di Pennsylvania, sebagian dengan mengurangi waktu dan tenaga yang dihabiskan untuk mengecat kendaraan kendaraan anti ranjau.
• Merampingkan operasi di kantor Assistant Secretary of the Army for Financial Management and Comptroller, yang menghasilkan penghindaran tambahan biaya sebesar $1,7 juta, pengurangan biaya sebesar $9,5 juta, dan peningkatan pendapatan sebesar $55 juta.

Proyek-proyek seperti ini telah menjadikan adopsi six sigma dan lean sebagai prioritas bagi Angkatan Darat AS, dan cara bagi personel militer untuk mendapatkan pelatihan yang membantu mereka selama dan setelah masa kerja mereka.

Pemeliharaan Armada Helikopter Militer AS di Seluruh Dunia

Laventrace Battle, spesialis manajemen logistik, menerima gelar Master Black Belt dari Kantor Wakil Sekretaris Angkatan Darat atas pekerjaannya yang mendorong peningkatan produktivitas di Cargo Helicopters Project Office.

Pekerjaannya berfokus pada aktivitas dan teknik pemeliharaan untuk armada helikopter Chinook Angkatan Darat AS.

Tim peningkatan proses mengamati operasi di Integrated Project Support (IPS) milik Cargo Helicopters Project Office. IPS menangani semua persyaratan teknis dan spesifikasi desain untuk armada CH-47. Mereka “mendefinisikan support requirements, mengembangkan dan memperoleh support yang diperlukan dan memberikan dukungan operasional yang diperlukan untuk mengaktifkan tingkat kesiapan tertinggi Angkatan Darat,” menurut situs berita militer Redstone Rocket.

Bottleneck pada proses terjadi saat menanggapi permintaan pekerjaan maintenance, sebagian karena kurangnya sumber daya. Tim peningkatan proses mengidentifikasi adanya kemajuan pada proses yang menghasilkan peningkatan 251% dalam tingkat closure berdasarkan permintaan, juga membukukan pengurangan biaya sebesar 74%.

Hasil Kerja Para Black Belt

Di kantor Defense Contract Management Agency (DCMA), para Lean Six Sigma Black Belt memberi dampak kemajuan pada operasi.

Andrew Miskovich, Continuous Process Improvement Director di lembaga tersebut, mengatakan bahwa para Black Belt di DCMA “bekerja mengatasi beberapa tantangan terberat bagi lembaga.”

Dia mengatakan para Black Belt  “sangat termotivasi untuk memecahkan masalah.” Beberapa prestasi yang berhasil dicatat antara lain:

Mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk memodifikasi kontrak suku cadang dari 34 hari menjadi delapan hari.

• Mengurangi tenaga kerja di area tersebut sebesar 50%
• Meningkatkan tarif pengiriman tepat waktu di kantor DCMA Boeing di Seattle
• Mengurangi waktu proses untuk tim Quality Assurance DCMA dari 40 hari menjadi 11 hari, sekaligus mengurangi tenaga kerja sebesar 90%
• Melatih lusinan personel di kantor DCMA di seluruh negeri dalam teknik peningkatan proses

Marshall Porter, seorang Black Belt di DCMA, mengatakan awalnya dia ragu perbaikan bisa terjadi. Tetapi belajar tentang cara kerjanya membuatnya melihat bahwa “menjadi Black Belt mengajarkan Anda kemampuan untuk melihat proses administrasi dan mengubahnya menjadi langkah-langkah seperti manufaktur.”

Ini adalah pendekatan yang berhasil dengan baik untuk militer, serta di banyak industri lain di luar manufaktur.

Louisiana National Guard (LANG) Menghemat $370K Setiap Tahun

Louisiana National Guard (LANG) telah menerapkan Lean Six Sigma untuk menghemat waktu, mengurangi pemborosan, dan meningkatkan kesiapan. Satu proyek, dipimpin oleh Black Belt Sgt. Mayor David Mula, memangkas lebih dari 500 jam kerja dan menghemat biaya tenaga kerja $370.000 setiap tahun.

LANG telah mempelajari program lain dalam organisasi mereka, seperti pemeliharaan kendaraan dan instalasi, untuk menemukan peluang perbaikan. Mereka mengadakan pertemuan identifikasi proyek untuk mengidentifikasi peluang ini, yang juga menjalani lokakarya perbaikan proses. Setelah pertemuan pertama mereka, Chris Biggs, seorang Master Black Belt, membantu mereka membuat pertemuan ini lebih singkat dan lebih efektif—menghemat lebih banyak waktu.

Dengan anggaran keuangan yang terbatas, sumber daya yang terbatas, dan dana pembayar pajak, mereka bekerja keras untuk memastikan bahwa setiap dolar yang dibelanjakan adalah kebutuhan, dan Lean Six Sigma adalah alat terbaik untuk mewujudkannya.

Seperti yang diharapkan, mengintegrasikan Six Sigma ke dalam militer merupakan sebuah tantangan. Awalnya Six Sigma dikembangkan sebagai program jaminan kualitas manufaktur. Dengan demikian, metodenya bisa sulit diterapkan di daerah lain.

Beberapa adaptasi dilakukan untuk menyesuaikan proses; namun, setelah bahasa manufaktur diterjemahkan untuk penggunaan militer, pelatihan dan implementasi dapat berkembang.

Berbagai faktor harus dipertimbangkan termasuk alokasi dana dan sumber daya militer. Karena perbedaan antara bisnis militer dan sipil, model bisnis tetap tidak berjalan dengan baik. Namun, strategi militer memang menawarkan fleksibilitas yang diperlukan untuk menyesuaikan Six Sigma agar memenuhi kebutuhan unik Departemen Pertahanan A.S.

Integrasi Six Sigma ke dalam militer menunjukkan bahwa Six Sigma, dan berbagai manfaatnya, tidak terbatas pada manufaktur. Begitu Six Sigma menjadi praktik, militer dapat menskalakannya di area lain dengan hasil yang mengesankan.

Meskipun sulit mengoordinasikan proses yang memenuhi persyaratan beberapa unit, tugas tersebut terbukti bermanfaat, menghemat ratusan ribu dolar dan jam kerja.

Sertifikasi Six Sigma Terakreditasi adalah aset berharga di pasar kerja saat ini. Seorang profesional Bersertifikat Six Sigma sangat diminati dan sangat dihormati. Karena popularitas Six Sigma di militer untuk meningkatkan kinerja dan mengurangi cacat, sertifikasi six sigma dapat membuka peluang karir baik di pasar militer maupun sipil.

6 Dec 2023 01:40 | Zani