Leader Engangement in CI Program

  • 14 Dec 2023 10:30

    Leader Engangement in CI Program

    10 Perilaku Kepemimpinan Sebagai Booster bagi Operational Excellence

     

    Saat ini, banyak organisasi mengalami kesulitan dengan perubahan yang terlalu sering dan terlalu cepat, dan pertumbuhan yang terlalu lambat. Sebagai seorang pemimpin, kita bekerja keras untuk memastikan strategi dikomunikasikan dengan baik untuk mendorong organisasi maju dalam konteks peluang dan pertumbuhan. Lalu bagaimana peran pemimpin dalam memandu organisasi menuju operational excellence?

     

    Keunggulan operasional terjadi ketika organisasi secara konsisten dan andal mengungguli persaingan melalui peningkatan yang konstan dan dedikasi pada nilai pelanggan. Jika dua perusahaan memiliki strategi yang sama, maka perusahaan yang unggul secara operasional akan memiliki pendapatan yang lebih tinggi, biaya yang lebih rendah, dan risiko yang lebih kecil. Jenis eksekusi ini hanya mungkin dilakukan dengan kombinasi kepemimpinan yang luar biasa dan budaya yang mendukung pemecahan masalah dan transparansi.

    Kali ini kita akan membahas sepuluh perilaku kepemimpinan yang membantu organisasi mencapai keunggulan. Prinsip-prinsip ini sudah lama diterapkan oleh berbagai organisasi sukses, dan berasal dari Shingo Institute di Utah State University's Shingo Prize for Operational Excellence.

    Ketika metodologi bisnis modern seperti Lean Manufacturing dan Six Sigma dikenal luas, Dr. Shingo bekerja dengan para eksekutif Toyota untuk mengembangkan gagasan memastikan kualitas di sumbernya, mengurangi pemborosan (waste) melalui inventaris tepat waktu, dan memaksimalkan aliran nilai kepada pelanggan. Mereka juga memastikan para pemimpin di perusahaan menjalankan perannya untuk membawa organisasi mencapai operational excellence.

    Berikut ini 10 hal yang harus dilakukan pemimpin untuk membantu upaya organisasi menjalankan program-program continuous improvement dan mengejar produktivitas serta keunggulan operasional.

    1) Hormati semua orang

    Rasa hormat bukanlah sesuatu yang banyak dibahas oleh para pemimpin, tetapi jika kita melihat bagaimana pemimpin organisasi yang sukses mendekati pekerjaan mereka, kita akan menemukan jejak-jejak rasa hormat di setiap kesempatan.

    Produk bebas cacat menunjukkan rasa hormat kepada pelanggan. Pembayaran tepat waktu menunjukkan rasa hormat kepada pemasok. Memastikan peluang untuk pengembangan profesional menunjukkan rasa hormat kepada karyawan. Meskipun para pemimpin di C-level tidak selalu terlibat dalam pelaksanaan harian aktivitas improvement, mereka menciptakan budaya yang mendukung dan mengundang rasa hormat semacam itu.

    Rasa hormat sangat penting jika terkait dengan karyawan. Ketika karyawan diberi rasa hormat yang cukup untuk terlibat dalam pemecahan masalah terkait dengan operasi yang mereka lakukan, mereka menjadi lebih berkenan berinvestasi dalam hasil dari setiap tugas, dan lebih mungkin untuk menghasilkan hasil yang diharapkan.

    2) Bersikap rendah hati

    Bagi sebagian orang, bagian yang paling menantang dalam memecahkan masalah adalah mengakui bahwa memang ada masalah. Tidak ada yang suka membuat kesalahan tetapi mengakui bahwa peningkatan itu mungkin dan penting adalah satu-satunya cara untuk mencapai hasil yang lebih baik daripada yang dicapai hari ini. Para pemimpin organisasi yang unggul secara operasional harus menghentikan gagasan bahwa “cara yang selalu kami lakukan adalah satu-satunya cara yang benar”.

    Salah satu alasan mengapa hal ini sangat penting adalah bahwa para pemimpin yang menolak untuk mengubah cara kerja tidak akan pernah dapat memanfaatkan salah satu sumber daya organisasi yang paling berharga, umpan balik dan gagasan karyawan.

    3) Kejar kesempurnaan melalui improvement yang bertahap

    Sangat mudah untuk menepis ide yang menggagas kesempurnaan dengan mengatakan bahwa kesempurnaan itu tidak mungkin. Itu benar, tetapi ini juga kabar baik karena itu berarti peluang untuk berkembang tidak terbatas. Bagaimana perilaku organisasi dengan budaya keunggulan operasional?

    Pertama, mereka menolak untuk menerima solusi instan — solusi sementara yang tidak mengatasi penyebab masalah. Mereka justru mencari akar penyebab masalah dan menerapkan tindakan pencegahan yang tepat. Selanjutnya, mereka menyadari bahwa kerumitan yang tidak perlu menyebabkan pemborosan dan cacat, dan mereka mencari solusi sederhana jika memungkinkan. Akhirnya, mereka memahami bahwa tidak setiap perubahan harus revolusioner. Perubahan kecil secara konsisten membuat setiap operasi semakin mendekati kesempurnaan.

    4) Rangkul pola pikir dan cara kerja ilmiah

    Pemimpin di sebagian besar organisasi adalah orang yang cerdas. Mereka memiliki pengalaman dan sering kali tahu apa hal yang benar untuk dilakukan. Para pemimpin yang unggul secara operasional bersedia mempertahankan ide-ide mereka dengan ketelitian yang sama dengan yang diterapkan para ilmuwan untuk menguji sebuah teori.

    Apakah data mendukung asumsi yang mendasarinya? Dapatkah sebuah ide diuji dengan cara yang terkontrol untuk memvalidasi akurasinya? Setelah diterapkan, bagaimana cara mengukurnya dalam jangka panjang? Menerapkan jenis analisis ini adalah bagaimana pemimpin mampu belajar dan menyesuaikan diri.

    5) Fokus pada proses

    Ketika terjadi kesalahan, hal termudah untuk dilakukan adalah menyalahkan orang yang paling dekat dengan kesalahan tersebut. Namun, bahkan karyawan yang paling cemerlang dan teliti sekalipun tidak dapat memberikan hasil yang sangat baik dan proses tetap saja error. Para pemimpin yang paling sukses memahami bahwa kesalahan dan defect adalah tanda-tanda perlunya mengevaluasi kembali proses dan menemukan akar penyebab masalahnya. Semua masukan untuk proses harus ditinjau, termasuk informasi, bahan, suku cadang, peralatan, dan instruksi operator.

    6) Memastikan kualitas dirancang sejak awal

    Organisasi yang secara operasional sangat baik mampu menghasilkan output dengan benar, lebih sering daripada organisasi rata-rata. Kualitas bukanlah sesuatu yang dapat diterapkan pada produk saat dikirimkan kea\pada pelanggan. Alih-alih, kualitas dijamin hanya jika proses dirancang sedemikian rupa sehingga potensi masalah menjadi terlihat segera setelah terjadi, dan karyawan diberdayakan untuk menghentikan produksi lebih lanjut sampai akar masalahnya terungkap dan diperbaiki.

    7) Berkonsentrasi pada flow dan pull value

    Mengurangi waste sangat penting dalam mengejar keunggulan. Pemborosan yang paling bermasalah terjadi saat aliran nilai (value stream) kepada pelanggan terputus atau saat nilai dibuat sebagai respons terhadap target di spreadsheet, bukan permintaan dari pelanggan. Sangat membantu untuk menemukan cara untuk memvisualisasikan "flow dan pull" value ini sehingga pekerja dapat menanggapi backlog dan bereaksi terhadap waktu tunggu yang tidak terduga.

    8) Dorong pemikiran sistematis

    Para pemimpin organisasi yang menunjukkan operational excellence tahu bahwa tidak ada proses yang terjadi dalam isolasi. Segala sesuatu yang terjadi saling terkait. Faktanya, sebagian besar masalah muncul ketika pekerjaan dialihkan dari satu keadaan atau proses kepada proses lainnya. Artinya, memastikan kualitas dan konsistensi membutuhkan kolaborasi lintas fungsi. Pemimpin bertanggung jawab untuk menghilangkan hambatan yang menghentikan ide, informasi, dan sumber daya material agar tidak mengalir melintasi batas departemen atau fungsional.

    9) Ciptakan value untuk pelanggan

    Kita tidak bisa memutuskan apakah kita memenangkan persaingan atau tidak. hanya pelanggan kami yang melakukannya. Pelanggan menentukan value bagi diri mereka sendiri dengan menentukan keuntungan, fasilitas produk atau jasa apa saja yang rela mereka bayar.

    Ini bukanlah konsep yang rumit, tetapi banyak organisasi kesulitan untuk melihat dari sudut pandang pelanggan. Ini tidak berarti bahwa kita tidak dapat berinovasi dengan cara yang akan mengejutkan dan menyenangkan pelanggan, tetapi ini berarti bahwa kebutuhan, keinginan, preferensi, dan anggaran pelanggan harus dipahami dengan baik dan dipertimbangkan di setiap langkahnya.

    John F. Kennedy pernah mengatakan bahwa "Kepemimpinan dan pembelajaran sangat diperlukan satu sama lain." Itu seperti tema pemersatu yang bagus dari perilaku penting ini. Pimpinan harus mau belajar, mampu melaksanakan praktek yang menanamkan pembelajaran, dan mampu mendukung pembelajaran setiap karyawan. Ketika itu terjadi, operational excellence bukan lagi mimpi di siang bolong; itu adalah hasil yang dapat diprediksi.

    Agar perubahan membuahkan hasil, terserah bagi kita untuk mengambil langkah pertama untuk mengubah dan mematahkan cetakan perilaku yang buruk di tahun 1950-an. Anda bisa mulai hari ini. Mulailah dengan berjalan, berbicara, dan bekerja berdampingan dengan tim Anda di pabrik, bukan di belakang meja di gedung pencakar langit.

    10) Tetapkan Konsistensi Tujuan

    Keunggulan tidak dapat dicapai tanpa penyelarasan strategis tujuan dari ruang rapat C-level ke lini pabrik. Setiap orang harus memiliki kejelasan tentang mengapa organisasi itu ada, ke mana tujuannya, dan tonggak perjalanan menuju kesuksesan. Tujuan harus mengalir melalui organisasi sehingga setiap orang dapat membuat keputusan dan menyarankan inovasi yang sejalan dengan tujuan keseluruhan.

    Jadilah pemimpin abad ke-21 dan inspirasi bagi orang lain selain tim Anda untuk melakukan perjalanan bersama dalam memimpin dengan kerendahan hati. Lampaui definisi sekuler dari KPI dan bercita-cita untuk mencapai pencapaian yang lebih tinggi dari yang Anda harapkan. Dan jika ada yang bertanya kepada kita, apa imbalannya karena melakukan perjalanan yang begitu sulit, menantang, dan sulit? Jawab saja dengan satu kata; Keunggulan!