Continuous Improvement sebagai Strategi Bisnis

  • 14 Dec 2023 10:25

    Continuous Improvement sebagai Strategi Bisnis

    Continuous Improvement sebagai Strategi Bisnis: 5 Langkah Efektif untuk Perbaikan Proses

     

    Continuous improvement adalah upaya berkelanjutan di sebuah perusahaan untuk meningkatkan dan memperbaiki semua elemen organisasi. Konsepnya bersandar pada keyakinan bahwa perbaikan yang terus-menerus, dilaksanakan dengan rutin, akan memberikan hasil terbaik untuk pertumbuhan bisnis. Kini continuous improvement telah menjadi bagian dari strategi bisnis yang manfaat utamanya di antaranya adalah membantu perbaikan dan peningkatan proses.

     

    Ada banyak perusahaan kecil dan besar yang hingga saat ini telah diuntungkan dengan penerapan strategi continuous improvement, atau juga dikenal dengan istilah business proces improvement. Namun dengan merebaknya pandemi global di mana mengurangi biaya dan mengelola anggota tim jarak jauh kini jadi jauh lebih penting — pengoptimalan proses bisnis saat ini menjadi sangat krusial bagi perusahaan.

    Sebuah penelitian yang dilakukan pada 2018 yang melibatkan para eksekutif di perusahaan kecil dan menengah (UMKM) menemukan bahwa 54% manajer senior di UMKM membuang satu hari setiap minggu hanya untuk mengelola proses, dan 34% lainnya membuang dua hari setiap minggunya.

    Ini adalah sumber daya yang cukup besar, yang dihabiskan untuk sesuatu yang lebih dari tiga perempat pemimpin bisnis UMKM mengakui bahwa mereka tidak mengelolanya secara efektif. Dengan adanya bottleneck, inefisiensi, dan kurangnya pengoptimalan, mengelola proses dapat menjadi tantangan. Kita sudah sering mendengar alasan yang menyebabkan gagalnya proses. Kegagalan tersebut bermuara pada sikap mendasar para manajemen senior terhadap proses.

    Karena itulah, kali ini kita akan membahas bagaimana strategi continuous improvement mendorong pertumbuhan dan mempelajari lima teknik yang dapat ditindaklanjuti yang akan membantu Anda menerapkan proses yang lebih baik sehingga perusahaan akan siap menghadapi tantangan di masa depan.

    Bagaimana cara memanfaatkan strategi continuous improvement untuk memenangkan persaingan?

    Ada banyak cara untuk melakukan perbaikan positif. Perubahan proses, transformasi budaya, dan pemanfaatan teknologi semuanya dapat mengekspos inefisiensi dan mendorong peningkatan.

    Pertanyaan selanjutnya adalah, strategi continuous improvement yang seperti apa yang benar-benar berhasil?

    Tidak hanya setiap bisnis berbeda, tetapi setiap departemen dalam bisnis bekerja dengan cara yang berbeda. Jadi bagaimana Anda menerapkan strategi continuous improvement dalam lingkungan yang terus berubah, dengan kepribadian yang berbeda dan cara kerja yang berbeda?

    Pertama, Anda perlu menciptakan budaya continuous improvement. Ini tidak hanya akan membantu membuat produk atau layanan yang perusahaan tawarkan menjadi lebih baik. Ini juga akan membantu membentuk tim dan organisasi menjadi lebih baik, dan tentu saja proses yang lebih baik.

    Untuk menciptakam budaya CI di organisasi, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan. Pertama, semua orang harus ikut berpartisipasi. Kedua, hasil perbaikan harus diukur. Ketiga, komunikasi antar pihak dalam organisasi harus dibuat selancar mungkin. Keempat, pastikan semua orang berkomitmen dan selalu sabar dalam menantikan hasil. Ketika budaya CI sudah mulai terbentuk sedikit-demi sedikit, maka organisasi akan jauh lebih siap menjalankan strategi perbaikan proses yang solid.

    Empat strategi perbaikan proses

    Ketika organisasi sudah dipersiapkan untuk menjalankan strategi continuous improvement untuk perbaikan proses, dan budaya improvement mulai terlihat, kita bisa masuk kepada strategi perbaikan proses yang lebih mendetail.

    Usaha kecil dan menengah yang sedang berkembang sering kali berjuang untuk menyelesaikan semuanya tepat waktu dengan sumber daya yang mereka miliki, dan membuang uang untuk mengatasi masalah bukanlah solusi. Memperbaiki proses dan prosedur yang ada akan mendorong pertumbuhan karena berdampak positif pada waktu, kualitas, dan biaya.

    Waktu. Prosedur yang terdokumentasi lengkap akan membantu karyawan melakukan pekerjaan mereka mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk melakukan aktivitas. Semua informasi yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan ada di satu tempat. Selain itu, manajemen proses bisnis dapat membantu perusahaan menemukan area yang dapat memperoleh manfaat dari otomatisasi, sehingga membebaskan waktu karyawan.

    Kualitas. Menjabarkan langkah-langkah yang jelas untuk diikuti juga berarti bahwa semua proses (baik administrasi, logistik, finansial, produksi, ataupun penyediaan jasa layanan) dilakukan dengan cara yang sama setiap saat. Tidak masalah apakah Anda menggunakan flowchart, alur kerja yang terdokumentasi, atau metode lain, yang paling penting orang tidak perlu memulai dari awal lagi setiap kali akan memulai proses. Ini meningkatkan konsistensi dan mengurangi risiko kesalahan.

    Biaya. Mengurangi kesalahan berarti lebih sedikit waktu yang dihabiskan untuk memperbaiki masalah dan pada akhirnya berarti meningkatkan kepuasan pelanggan. Pelanggan yang lebih bahagia kemungkinan besar akan menggunakan layanan Anda lagi.

    Setelah memahami bagaimana proses mendorong pertumbuhan, kini kita dapat membahas lima strategi peningkatan proses sebagai bagian dari strategi continuous improvement pada bisnis.

    #1 Tanamkan proses ke aktivitas harian

    Mungkin Anda sering mendengar saran untuk mendokumentasikan proses Anda saat ini dalam file. Namun hal ini memiliki kelemahan, karena seringnya file-file tersebut tidak digunakan dan dengan cepat menjadi usang. Prosedur yang ada di ingatan individu juga tidak bisa diandalkan, karena menciptakan inkonsistensi, kesalahan, dan berisiko hilang jika individu tersebut resign atau dipindahkan.

    Seperti yang mungkin Anda alami sendiri di masa pandemi ini, mendapatkan informasi jauh lebih sulit ketika Anda tidak bisa mendatangi meja seseorang untuk bertanya. Solusinya adalah dengan menanamkan proses ke dalam bisnis Anda sehari-hari. Jika tidak, upaya perbaikan bisa jadi sia-sia.

    Hal ini mungkin ibarat buah durian — ada orang yang sangat menyukainya; dan ada yang membencinya. Ada orang-orang yang menyukai tatanan yang terbentuk dan menyukai bagaimana hal itu membantu mereka melakukan pekerjaan mereka. Di sisi lain ada yang tidak melihat nilainya dan menganggapnya terlalu membatasi, terutama bagi orang-orang kreatif. Jadi bagaimana Anda dapat memastikan bahwa proses tersebut dihargai dan benar-benar digunakan dalam organisasi Anda?

    Jawabannya adalah membuat proses menjadi berguna. Tidaklah cukup mengerjakan pemetaan proses jika hasil akhirnya tidak banyak yang tahu atau sulit dipahami. Sebagai gantinya, tambahkan nilai ke rangkaian instruksi dengan menambahkan:

    • Tautan ke situs web atau laman intranet
    • Panduan tentang cara melakukan setiap langkah, ditambah informasi yang menjelaskan seperti apa kondisi "selesai" pada langkah ini
    • Dokumen yang relevan, seperti template email atau kontrak

    Jika proses sudah tertanam dalam aktivitas harian, hal ini akan memberikan manfaat nyata baik kepada pengguna akhir dan perusahaan dengan menghilangkan risiko kehilangan individu penting. Jadi jika memang karyawan andalan Anda tiba-tiba resign, tidak ada istilahnya “kebakaran jenggot” dan proses akan tetap berjalan normal seperti biasa.

    Ini tidak hanya berlaku untuk proses yang ada – saat membuat proses baru, pastikan untuk memulai dengan daftar instruksi yang jelas dari awal.

    #2 Manfaatkan proses untuk membantu mengendalikan bisnis

    Banyak orang memandang proses sebagai hal yang membatasi dan mengendalikan. Namun, akar penyebabnya bukanlah proses itu sendiri – melainkan bagaimana organisasi menerapkannya. Di masa lalu, kepatuhan terhadap prosedur yang ditentukan adalah kuncinya, dan peningkatan proses lambat diterapkan, jika memang organisasi pernah berusaha melakukan optimasi proses.

    Metodologi manajemen saat ini lebih fleksibel, mencakup delegasi, kepemimpinan yang melayani, dan perubahan dalam organisasi yang didorong oleh umpan balik karyawan. Selanjutnya, pendekatan modern terhadap proses adalah bahwa proses tidak akan membantu Anda mengendalikan bisnis Anda; proses ada untuk membantu staf Anda melakukannya dengan benar.

    Penerapan proses seharusnya tidak dilakukan dengan me-micromanage semua hal, dan terus-menerus mengawasi karyawan setiap waktu. Apalagi saat ini bekerja dari jarak jauh menjadi praktik yang umum, dan lagi karyawan juga tidak boleh merasa di bawah mikroskop saat mengikuti suatu proses.

    Proses seharusnya tidak menentukan setiap tindakan yang harus diikuti secara saklek. Proses harus memberikan informasi yang dibutuhkan staf untuk mendukung mereka dalam peran mereka.

    Meskipun proses dapat bermanfaat bagi manajemen senior dan pemangku kepentingan, adanya proses bukan untuk melayani mereka – sebaliknya, proses ada untuk membantu tim Anda melakukan pekerjaan mereka. Itu berarti mendengarkan mereka jika mereka memiliki saran tentang teknik perbaikan proses, alih-alih memaksakan gaya manajemen top-down.

    #3 Tetap sederhana

    Salah satu strategi perbaikan proses yang paling sering membuat kita salah paham adalah menjaga proses sesederhana mungkin. Ada begitu banyak istilah teknis untuk metode ini — TQM, DMAIC, dan DMADV, misalnya. Tetapi mengetahui jargon tidak sepenting mengetahui metode apa yang berhasil. Karena menurut sebuah survey, 63% karyawan merasa bingung atau kurang memahami proses perusahaan.

    Tentu saja, seperti yang telah dijelaskan di poin #1, prosedur proses perlu dibuat cukup detail untuk memberikan value. Tetapi terlalu memperumitnya dengan aturan yang tidak perlu membuatnya sulit untuk diikuti, dan cenderung tidak digunakan.

    Kunci untuk metodologi perbaikan proses adalah konsep yang harus Anda perhatikan agar dapat menghilangkan, menggabungkan atau mendelegasikan aktivitas jika memungkinkan. Caranya bisa melalui otomatisasi proses, atau hanya melalui restrukturisasi tim.

    Jika suatu proses rumit, akan lebih sulit untuk memahami apa yang salah dalam proses tersebut dan bagaimana memperbaikinya. Prosedur yang jelas (baik untuk divisualisasikan dan ditindaklanjuti dari awal hingga akhir) akan lebih bermanfaat bagi bisnis Anda daripada prosedur yang tidak dapat dipahami oleh siapa pun. Peningkatan proses berkelanjutan juga penting di sini – prosedur Anda harus mutakhir, jika tidak, prosedur-prosedur tersebut hanya akan menyebabkan lebih banyak kebingungan.

    Mencoba memperhitungkan setiap skenario hampir tidak mungkin. Selain itu, Anda telah mempekerjakan orang-orang pintar; biarkan mereka menggunakan pengetahuan dan pengalaman mereka untuk mencapai hasil terbaik.

    #4 Ingat bahwa manusia lebih pintar daripada proses

    Proses adalah sumber kehidupan bisnis Anda. Karena itu, proses harus berkembang bersama bisnis, sehingga bisnis Anda terus didukung dalam memberikan layanannya. Salah satu teknik untuk meningkatkan proses bisnis adalah dengan memberikan fleksibilitas pada hal-hal yang tidak dapat dilakukan.

    Seperti yang sudah kita bahas sebelumnya, proses tidak dibuat untuk mengontrol staf Anda. Namun sebaliknya. Karyawan Anda lebih pintar daripada proses, dan mereka harus dapat memberi ide dan masukan untuk perubahan jika proses yang ada tidak memungkinkan mereka untuk melakukan pekerjaan mereka. Sebuah survei menunjukkan bahwa 40% karyawan merasa bahwa campur tangan bos mereka dalam pekerjaan mereka berdampak buruk pada produktivitas perusahaan.

    Sertakan karyawan ke dalam pemodelan proses, dan Anda akan menyadari bahwa mereka pun memikirkan perbaikan-perbaikan proses versi mereka sendiri. Jika Anda menggunakan metodologi tertentu (seperti Kaizen, atau Lean Six Sigma), pastikan karyawan mendapatkan pelatihan yang sesuai.

    #5 Karyawan yang menjalankan proses harus memiliki rasa 'ownership' atas proses

    Di sebagian besar perusahaan, jajaran pemimpin mengemban tanggung jawab untuk memberikan hasil. Namun, manajer mungkin tidak mengetahui rincian yang tepat yang mereka butuhkan untuk mencapai hasil tersebut. Mengelola proses operasional di mana mereka tidak terlibat di dalamnya membuat manajer berisiko me-micro-manage atau terlalu banyak melakukan campur tangan.

    Mari kita pertimbangkan contoh praktis. Sebuah perusahaan manufaktur mungkin memperhatikan bahwa mereka memproduksi 10% lebih banyak produk yang mereka butuhkan. Untuk mengatasi kelebihan produksi ini, mereka beralih ke proses manufaktur yang lebih ramping tanpa berkonsultasi dengan tim. Setelahnya, mereka mendapatkan peningkatan keluhan dari pelanggan tentang produk berkualitas rendah. Jika mereka telah berbicara dengan tim yang relevan (yang memang bekerja menjalankan proses), mereka mungkin akan mengetahui bahwa tambahan 10% ini untuk memperhitungkan kesalahan atau produk yang rusak dan mencegah hasil negatif.

    Mendelegasikan kepemilikan proses kepada mereka yang melakukan pekerjaan, dengan kontrol yang sesuai jika diperlukan, akan memungkinkan bisnis Anda beradaptasi lebih cepat. Lebih jauh lagi, mengizinkan para pelaku proses untuk menyarankan dan menerapkan perubahan proses akan menghasilkan proses yang bernilai lebih tinggi bagi karyawan. Jika nilainya lebih tinggi, kemungkinan besar proses ini akan digunakan secara konsisten, yang merupakan dasar untuk bisnis yang efisien.

    Mendayagunakan mereka yang menjalankan proses untuk memberi umpan balik atas proses terkait, pada tahap apa pun, menangkap wawasan penting. Jangan menunggu meeting tahunan untuk meminta umpan balik dari staf Anda dan pikirkan apa yang bisa dibuat jadi lebih baik.

    Umpan balik perbaikan proses yang tepat waktu sangat penting dalam membuat perbaikan reaktif yang menambah keuntungan besar dalam efisiensi operasional Anda. Pada gilirannya, ini akan membantu bisnis Anda mengatasi hambatan apapun, dan tumbuh lebih cepat.

    Inilah inti dari pola pikir continuous improvement, yakni keyakinan bahwa upaya perbaikan yang terus-menerus, dilaksanakan dengan tekun, akan menghasilkan hasil transformasional. Perbaikan yang dilakukan secara benar dan penuh komitmen telah membantu banyak perusahaan besar dan kecil di seluruh industri, yang kemudian memberikan nilai yang lebih besar kepada pelanggan mereka.