Communication as of Key Success Factor in CI Implementation

  • 14 Dec 2023 10:25

    Communication as of Key Success Factor in CI Implementation

    Memperbaiki Komunikasi, Kunci Sukses Program Improvement di Perusahaan

     

    Walaupun kita tahu banyak perusahaan telah memulai inisiatif continuous improvement, hanya sedikit dari mereka yang benar-benar berhasil membangun budaya perbaikan berkelanjutan yang nyata di seluruh organisasinya. Mengapa demikian? Bisa jadi masalahnya ada pada cara kita berkomunikasi tentang inisiatif dan transformasi cenderung memberi karyawan tekanan yang negatif, alih-alih mendorong penciptaan value yang jadi tujuan perusahaan. Lalu sepenting apa sebetulnya kemampuan komunikasi untuk keberhasilan inisiatif improvement?

     

    Mengembangkan budaya continuous improvement (CI) adalah salah satu yang membedakan antara perusahaan terbaik dengan perusahaan lainnya. Caranya adalah dengan memungkinkan perusahaan tersebut untuk meningkatkan pendapatan dan menghemat biaya, sementara perusahaan lain masih berkutat dengan biaya yang membengkak. Namun, membuat inisiatif CI berhasil merupakan tantangan signifikan bagi organisasi, besar maupun kecil. Salah satu yang membuatnya bisa gagal adalah kegagalan dalam komunikasi.

    Komunikasi sangat penting untuk keberhasilan inisiatif improvement. Komunikasi mempengaruhi dan mendorong terjadinya perubahan perilaku. Komunikasi juga menunjukkan apa yang harus dilakukan untuk mempertahankan perbaikan, dan membuat hasil improvement bertahan lama. Komunikasi yang baik juga membuat para stakeholder terlibat, dan menghubungkan insiatif CI dengan tujuan yang ingin mereka capai.

    Komunikasi semacam ini memotivasi karyawan untuk berkomitmen untuk berubah, dengan menunjukkan manfaat yang diharapkan dan hasil yang akan mereka dapatkan. Namun ada juga cara komunikasi yang salah atau terlalu intens, yang dapat membuat orang frustrasi, membuat mereka menolak perubahan.

    Menemukan cara komunikasi yang efektif adalah pendekatan yang terbukti mampu meneruskan pesan-pesan kunci secara efektif ke seluruh organisasi. Individu yang ingin meningkatkan komunikasi dalam organisasi mereka dan meningkatkan keterlibatan karyawan dapat mengadopsi proses yang mudah digunakan.

    Ketika sebuah organisasi memulai proyek besar dan ada banyak hal yang berubah, akan ada peningkatan kebutuhan untuk komunikasi berkelanjutan kepada semua karyawan. Saat menerapkan inisiatif continuous improvement, mengkomunikasikan perubahan secara efektif sangat penting untuk kesuksesan.

    Banyak inisiatif CI dijalankan oleh individu-individu teknis, dalam lingkungan teknis. Seringkali komunikasi diremehkan dan dianggap sulit. Ini adalah sesuatu yang membuat mereka merasa tidak nyaman. Tetapi jika kita mau mulai belajar, kita akan menjadi lebih baik. Lagipula, jika kita ingin orang lain melakukan sesuatu, akan sangat membantu jika kita memberi tahu mereka apa yang kita harapkan dari mereka.

    Ada beberapa cara yang dapat digunakan untuk berkomunikasi selama inisiatif CI, dan untuk menunjukkan hasil proyek improvement dalam organisasi. Alat dan teknik komunikasi yang berbeda akan memenuhi tujuan yang berbeda. Sebagian besar proyek improvement menggunakan perpaduan yang seimbang antara sarana komunikasi kertas dan elektronik, seperti poster, pamflet, brosur, situs web, buletin, newsletter, forum, video, media sosial, majalah dinding, bagan dan sebagainya.

    Yang juga sangat penting adalah komunikasi tatap muka antara tim yang menjalankan proyek dengan perwakilan-perwakilan penting dari organisasi. Bentuk komunikasi yang lebih kaya ini membantu orang-orang dalam organisasi memahami perubahan, dan membangun kepercayaan. Bentuk komunikasi yang mungkin dilakukan di antaranya kick-off meeting atau rapat karyawan, pelatihan dan pembinaan, workshop, team meeting, one-on-one meeting dan sebagainya.

    Beberapa Teknik untuk Membangun Komunikasi yang Efektif

    Mulai ajak bicara lebih dulu. Ambil tanggung jawab dan mulailah berkomunikasi terlebih dahulu, jangan berharap orang lain melakukannya. Untuk membuat komunikasi lebih berhasil, lebih baik bertemu langsung dan mendiskusikan topik yang paling penting sehingga tidak ada kesalahpahaman yang tidak perlu.

    Siapkan apa yang harus dikatakan. Pikirkan sebelum Anda berbicara. Sebuah percakapan akan lebih efektif jika Anda telah mempersiapkan diri terlebih dahulu, memikirkan apa yang akan disampaikan dengan jelas, dan merumuskan apa yang ingin Anda katakan dan dapatkan dari percakapan tersebut.

    Bersiaplah untuk jawaban yang beragam. Saat merumuskan strategi pidato, tempatkan diri Anda sebagai orang yang akan mendengarkan Anda. Dengan cara ini Anda akan siap untuk berbagai jawaban dan kemungkinan perbedaan pendapat, dan akan lebih mudah untuk mempertahankan pendapat Anda.

    Atur pertemuan. Ini masih merupakan salah satu pendekatan terbaik untuk berkomunikasi secara efektif dengan tim. Dalam pertemuan atau rapat tersebut, ada kesempatan bagi seluruh tim untuk bertemu dan mendiskusikan isu-isu terkini, dimana setiap anggota tim memiliki kesempatan untuk menyampaikan pendapat dan mendiskusikan apa yang telah dilakukan.

    Gunakan kata-kata sederhana. Agar efektif dalam berkomunikasi dengan rekan kerja, gunakan kata-kata yang mudah dipahami. Jika Anda menggunakan kata-kata yang tidak jelas atau struktur kalimat yang terlalu panjang, orang mungkin tidak memahami gagasan utama yang ingin Anda sampaikan, dan Anda mungkin harus menjelaskan ulang dari awal lagi.

    Dengarkan apa yang orang lain katakan. Kemampuan untuk mendengarkan kata-kata satu sama lain adalah salah satu masalah terbesar dalam komunikasi. Dengarkan apa yang ingin dikatakan orang lain kepada Anda, jangan menyela saat dia berbicara. Jika Anda tidak mengerti sesuatu yang dia maksud, tanyakan. Sebelum menjawab, pastikan Anda sudah benar-benar mendengar dan memahami semuanya dengan benar.

    Hindari pengulangan yang tidak perlu. Jika ingin rekan kerja memahami ide-ide Anda, jangan menyampaikan dengan kata yang bertele-tele. Beri tahu rekan secara singkat dan spesifik apa yang Anda ingin mereka pahami, dan tanyakan apakah semuanya jelas bagi mereka.

    Beberapa Fakta Komunikasi Menarik yang Berguna untuk Diketahui

    • Kita memproses gambar visual lebih cepat daripada kata-kata (dan juga mengingat gambar visual dengan lebih baik). Karenanya, banyak proyek improvement yang menggunakan cara-cara visual dalam berkomunikasi dengan tim dan semua orang di seluruh organisasi.
    • Kita berpikir jauh lebih cepat daripada yang dapat kita dengar – kita dapat mendengarkan 100-125 kata per menit, sementara otak kita dapat berpikir hingga 3000 kata per menit.
    • Karyawan menghabiskan rata-rata dua jam sehari untuk merasa cemas atau bergosip.
    • Emosi seseorang dapat diekspresikan dalam setidaknya 21 ekspresi wajah yang berbeda – semua ekspresi ini memainkan peran penting dalam berkomunikasi dengan orang lain.
    • Karyawan yang percaya bahwa manajer/atasannya benar-benar mendengarkan mereka hampir lima kali lebih mungkin untuk merasa antusias dengan pekerjaan dan 21 kali lebih mungkin untuk loyal kepada perusahaan tempat mereka bekerja.

    Meningkatkan komunikasi dalam suatu organisasi tidak sesulit yang diyakini banyak pemimpin. Mengadopsi proses komunikasi yang efektif dapat meningkatkan strategi manajemen perubahan dan meningkatkan keterlibatan karyawan dan keberlanjutan perubahan yang telah dihasilkan.