Bagaimana Rumah Sakit Andalkan Lean Six Sigma untuk Atasi Krisis Selama Pandemi

  • 4 Dec 2023 07:55

    Bagaimana Rumah Sakit Andalkan Lean Six Sigma untuk Atasi Krisis Selama Pandemi

    Wabah pandemi Covid 19 memperlihatkan semua masalah yang dihadapi oleh industri perawatan kesehatan di seluruh dunia, mulai dari kesiapan sistem kesehatan yang tidak memadai hingga sistem yang kelebihan beban dan staf medis yang terlibat dalam perawatan dan pengobatan pasien. Ini adalah momen ketika mereka yang bertanggung jawab atas sistem kesehatan ‘dipaksa’ menerima fakta bahwa kebutuhan untuk mengubah sistem kesehatan klasik menjadi sistem Lean adalah sesuatu yang makin mendesak.

    Untuk mengurangi biaya dan meningkatkan kemampuan perawatan kesehatan, rumah sakit dan profesional di bidang perawatan kesehatan dapat menerapkan prinsip dan perkakas Lean yang mempercepat proses, mengurangi sumber daya yang diperlukan, mengurangi kesalahan medis yang dapat dicegah, meningkatkan perawatan dan keselamatan pasien, dan mengurangi biaya perawatan kesehatan.

    Sejumlah besar fasilitas perawatan kesehatan dan rumah sakit di seluruh dunia telah menerapkan — atau berada di jalur yang tepat untuk menerapkan — prinsip dan praktik operasional Lean Six Sigma. Dengan menerapkan metodologi Lean Six Sigma dalam sistem dan prosedur yang ada, rumah sakit besar mampu membukukan perbaikan yang signifikan dalam keselamatan pasien sekaligus mengurangi biaya.

    Selama lebih dari 20 tahun, organisasi perawatan kesehatan di seluruh dunia telah menerapkan konsep Lean Six Sigma dan dengan demikian menerapkan transformasi yang memungkinkan lebih banyak pekerjaan dilakukan dengan lebih sedikit biaya. Di era pandemi ini, beberapa rumah sakit telah berhasil memanfaatkan metodologi Lean Six Sigma dalam operasional mereka sehari-hari, dan telah membukukan peningkatan yang luar biasa. Berikut sedikit kisah mereka untuk jadi inspirasi bagi kita.

    Navicent Health Tingkatkan Pengujian Lab Covid-19 dengan Six Sigma

    Krisis seperti pandemi Covid-19 mengharuskan para pemimpin untuk berpikir secara berbeda, menciptakan cara baru dalam berbisnis dengan cepat, keluar dari tradisi lama sesegera mungkin, dan mempercepat perubahan yang biasanya kehilangan momentum dalam jangka waktu lama tanpa adanya tindak lanjut. Memang terkadang, situasi negatif pun dapat mendatangkan perubahan positif yang menguntungkan konsumen.

    Pada awal pandemi, waktu penyelesaian pengujian medis menjadi masalah di seluruh negeri. Dengan memanfaatkan prinsip Six Sigma untuk menciptakan proses pengujian yang lebih efisien, dengan menerapkan ide-ide inovatif termasuk sistem tracking dan call center yang bekerja 24/7, Atrium Health Navicent mampu mengurangi penundaan waktu penyelesaian pengujian sebesar 30 jam per pengujian. Mereka menerbangkan tes menuju laboratorium untuk pengujian sampai sistem kesehatan membeli peralatan pengujian di rumah yang didedikasikan untuk Covid-19.

    Melalui peningkatan efisiensi dan inovasi, Atrium Health Navicent dapat memastikan hasil tes yang tepat waktu untuk pasien, memberikan ketenangan pikiran yang lebih besar, dan akses yang lebih cepat untuk pasien yang positif Covid agar mendapat perawatan segera. Peningkatan efisiensi juga menguntungkan penyedia layanan kesehatan dengan mengurangi paparan Covid-19 terhadap staf, mengurangi risiko fisik, dan meningkatkan moral para staf.

    Rumah Sakit Beralih dari Kunjungan Fisik kepada Telehealth dalam Waktu Singkat

    Neighbourhood Healthcare menyediakan layanan perawatan kesehatan primer (layanan medis, perawatan gigi, kesehatan perilaku, dan layanan khusus) untuk 69.000 pasien unik setiap tahun. Covid-19 telah mengubah cara merekamemberikan layanan kepada hampir setiap pasien ini.

    Sebagai Pusat Kesehatan Berkualifikasi Federal, mereka secara historis tidak menerima reimbursement untuk konsultasi jarak jauh (via telepon atau video). Covid-19 memaksa mereka untuk segera meluncurkan platform tele-health, sementara undang-undang untuk memberikan penggantian untuk layanan tele-health mulai dibuat.

    Sebagai sebuah organisasi, mereka perlu mencari tahu proses terbaik seputar cara baru ini untuk memberikan layanan yang akan memaksimalkan keuntungan, dan tidak mengganggu kualitas perawatan pasien. Neighbourhood Healthcare segera memulai dengan kunjungan/konsultasi via telepon dan mulai melakukan konsultasi video. Mereka telah membatalkan hampir semua kunjungan langsung dan sekarang mampu menjangkau pasien dan menawarkan konsultasi via telepon.

    Sementara itu, mereka melakukan uji coba kunjungan video dan menyesuaikannya sesuai kebutuhan. Mereka menetapkan proses untuk bekerja dengan pasien dan melihat kemampuan video mereka, melatih staf dalam menjelaskan platform aplikasi telepon kepada pasien, bekerja dengan provider untuk melatih mereka tentang pengkodean dan dokumentasi yang tepat untuk kunjungan video —— pengkodean yang salah menyebabkan kerugian finansial karena mereka tidak dapat mengirimkan klaim untuk pembayaran dan pengerjaan ulang, dan menyia-nyiakan waktu provider yang harus memperbaiki kesalahan.

    Mereka membuat sistem laporan dan analisis yang baru untuk memantau penggunaan jadwal provider: kunjungan per jam, cycle time, data klaim, dan banyak lagi. Hal tersebut memungkinkan mereka untuk memastikan upaya improvement berjalan lancar. Hasilnya? Dalam tujuh hari mereka mampu meningkatkan konsultasi tele-health kami hingga 1.300 konsultasi per hari, kurang lebih 100 konsultasi di bawah jumlah konsultasi langsung mereka sebelumnya.

    Seperti dituturkan Amber Berkey, Fund Development Manager Neighbourhood Healthcare, memantau data dan umpan balik dari staf lini depan telah menjadi kunci sukses transisi Neighbourhood Healthcare kepada tele-health. Mereka juga telah meluncurkan tele-health untuk konsultasi gigi, kesehatan perilaku, dan podiatri.

    Perawat Rumah Sakit Mendirikan Quick-Learning COVID-19 Command Center

    Seperti dituturkan Operational Excellence Analyst di Trustbridge Hospice Sabrina Nunez, rumah sakit tersebut juga merasakan dampak virus Covid-19 untuk pertama kalinya ketika gelombang pasien mulai mengalir ke Perawat Pengendalian Infeksi mereka.

    Mereka menanggapi tantangan tersebut dengan berpedoman pada metodologi lean. Rumah sakit ini mengumpulkan data mengenai volume pasien, mengidentifikasi kebutuhan, dan membuat rencana pengendalian pandemi untuk memberikan respons yang paling efisien dan efektif.

    Pusat Komando COVID-19 didirikan di kantor terbuka, di mana tim ahli yang lebih besar akan bekerja dalam lingkungan respons cepat. Anggota tim dengan cepat dikumpulkan dari perawat administratif di seluruh agensi mereka: perawat EMR, perawat Operational Excellence, dan perawat Education Department.

    Kepala departemen pengendalian infeksi mereka diberi wewenang untuk memimpin dan mendidik tim tentang tanggapan yang tepat, yang disusun setiap hari berdasarkan rekomendasi Pusat Pengendalian dan Pencegahan Penyakit (CDC) dan otoritas departemen kesehatan setempat.

    Hasil dari pusat tersebut meliputi sesi tanya jawab dan pemeriksaan pasien, komunikasi perusahaan dengan tim lapangan, komunikasi dengan Departemen Kesehatan untuk melacak pasien positif dan negatif, menjadwalkan pertemuan WebEx tepat waktu dengan jajaran direksi, memetakan proses baru, dan mengembangkan Standard Work untuk continuous improvement.

    Rumah Sakit di Irlandia Gunakan Lean Six Sigma untuk Melindungi Pasien dan Staf Selama Pandemi

    Sebuah rumah sakit di Irlandia membuktikan bahwa memanfaatkan metodologi Lean Six Sigma selama krisis tidak hanya membantu pasien, tetapi juga melindungi staf dengan lebih baik, menghemat biaya, dan mengurangi kerusakan lingkungan.

    Rumah sakit Children's Health Ireland di Crumlin di Dublin, Irlandia, berfokus pada pengurangan waste selama pengujian Covid-19 untuk anak-anak yang menjalani operasi jantung bawaan. Mereka melakukannya dengan menerapkan DMAIC dan Value Stream Mapping.

    Setelah periode implementasi selama tiga minggu, rumah sakit tersebut berhasil:

    • Mengurangi jumlah set alat pelindung diri yang digunakan dari 13 menjadi satu per pasien, yang setara dengan penghematan lebih dari 36.000 pound (sekitar 722 juta rupiah) per tahun.
    • Mengurangi jumlah anggota staf yang terpapar pasien dengan status Covid-19 yang tidak diketahui dari 13 menjadi satu per pasien.
    • Mengurangi sampah plastik sekali pakai sekitar 70.000 item per tahun.

    Pemanfaatan Lean Six Sigma mungkin juga telah menyelamatkan banyak nyawa. Sebagaimana dicatat dalam laporan yang dibuat rumah sakit tersebut, dengan jalur baru yang dirancang menggunakan alat Lean Six Sigma, rumah sakit dapat menerima anak-anak yang positif COVID-19.

    Sebagai bagian dari laporan mereka, para pemimpin rumah sakit juga membuat daftar rumah sakit lain menggunakan Lean Six Sigma. Salah satunya adalah rumah sakit di Italia yang menggunakan Lean untuk mengurangi waktu penyelesaian radiologi untuk unit gawat darurat, dan perusahaan pengiriman yang melayani fasilitas perawatan kesehatan di Wisconsin yang menggunakan Lean untuk membuat manajemen lebih proaktif alih-alih reaktif.

    Hasil ini menunjukkan bagaimana Lean Six Sigma dapat membuat operasional rumah sakit dan pusat perawatan kesehatan menjadi lebih efisien. Namun perbaikan seperti ini juga tentunya bisa diterapkan ke semua industri.

    Tiga Rumah Sakit Bukukan Penurunan Cedera Tekanan Akibat Pandemi 62?n Mempertahankannya

    Tiga rumah sakit di Amerika Serikat berhasil mencapai pengurangan lebih dari 60 persen pada kasus cedera tekanan melalui proyek kolaborasi dengan Joint Commission Center for Transforming Healthcare.

    Rumah Sakit Johns Hopkins di Baltimore, Rumah Sakit Kaiser Permanente South Sacramento (California) dan Rumah Sakit Memorial Hermann Tenggara di Houston berpartisipasi dalam inisiatif ini.

    Ketiga rumah sakit menggunakan strategi peningkatan proses yang kuat, yang merupakan kombinasi dari Lean, Six Sigma dan taktik manajemen perubahan formal untuk mengidentifikasi dan mengatasi akar penyebab cedera tekanan.

    Rumah sakit melaporkan penurunan relatif rata-rata 55 persen pada cedera tekanan di unit perawatan intensif antara Mei 2018 dan Desember 2019. Angka ini melonjak menjadi 62 persen dari Januari hingga April tahun ini ketika AS mulai bergulat dengan pandemi Covid-19.

    Perbaikan tersebut menghasilkan total penghematan biaya sebesar $15,3 juta (sekitar 1,7 triliun rupiah) selama proyek berlangsung.

    Proyek improvement yang menargetkan angka kasus cedera tekanan adalah salah satu dari banyak proyek yang dilakukan oleh Joint Commission Center for Transforming Healthcare, yang dibentuk pada tahun 2008 untuk mendorong terciptanya rumah sakit dengan keandalan tinggi. Caranya adalah dengan memberdayakan tim dengan pengetahuan dan alat yang dibutuhkan untuk menangani masalah kualitas dan keselamatan yang paling mendesak di industri perawatan kesehatan.

    Rumah Sakit di India Gunakan Lean Six Sigma untuk Tingkatkan Proses di Departemen Kardiologi dan Menghemat Biaya

     Lean Six Sigma diterapkan di rumah sakit multispesialis di India yang menawarkan perawatan medis primer dan khusus, dan bersertifikat NABH — dewan konstituen India, yang dibentuk untuk menetapkan dan menjalankan program akreditasi untuk organisasi perawatan kesehatan. Rumah sakit dengan lebih dari 1000 tempat tidur ini melayani lebih dari satu juta pasien setiap tahun dan 1000 pasien per hari. Ini terdiri dari 10 departemen untuk multi-spesialisasi, 40 departemen untuk perawatan pasien dan administrasi dengan 3500 anggota staf.

    Berdasarkan arsip rumah sakit, tingkat kepuasan pasien sekitar 78 persen di departemen kardiologi. Waktu penyelesaian (rata-rata 315 menit, dengan deviasi standar 24 menit) dilaporkan sebagai kontributor utama ketidakpuasan pasien dan diidentifikasi sebagai peluang untuk perbaikan proses oleh manajemen departemen.

    Analisis data menunjukkan kemampuan proses yang buruk untuk memberikan layanan dalam tujuan yang ditetapkan 210 menit. Dengan menerapkan toolkit Lean Six Sigma, rumah sakit tersebut dapat mengidentifikasi akar penyebab masalahnya. Kurangnya penjadwalan, informasi pasien yang tidak lengkap, kurangnya peringatan hasil tes, kurangnya kejelasan pada pasien tentang tata letak rumah sakit, waktu henti stasiun kerja, penundaan dari janji lain, dan fluktuasi permintaan adalah beberapa penyebab utama.

    Alat bantu Lean Six Sigma seperti Pareto Analysis, Control Chart, Value Stream Mapping, dan analisis data digunakan sebagai bagian dari proyek. Beberapa perbaikan yang dilakukan di departemen kardiologi mencakup sistem peringatan seluler terintegrasi, standarisasi pelaporan data lab, pembenahan sistem penjadwalan, penghapusan aktivitas yang tidak menambah value dan bottleneck pada proses, serta pelatihan staf.

    Hasilnya, kapabilitas proses meningkat dan waktu penyelesaian berhasil dikurangi menjadi 240 menit, dengan deviasi standar 9 menit. Proyek Lean Six Sigma menghasilkan penghematan biaya tahunan sekitar Rs. 3,4 juta (sekitar 2,6 miliar rupiah) seiring dengan peningkatan kepuasan pasien hingga 91 persen.

    Karena keberhasilan tersebut, manajemen rumah sakit memulai beberapa proyek Lean Six Sigma di departemen rumah sakit lainnya. Inisiatif ini berkontribusi pada peningkatan pembelajaran  dan mendorong para stakeholder untuk berpartisipasi menuju perubahan budaya. Sentrisitas pelanggan, orientasi proses, pengambilan keputusan berdasarkan data adalah beberapa peningkatan yang dirasakan oleh staf dan manajemen.

    Lean Six Sigma menawarkan metodologi unik untuk memecahkan masalah yang kompleks. Menawarkan perspektif kepada proses dan data untuk memecahkan masalah, metodologi ini mudah dipelajari dan efektif saat diterapkan. Ini akan menjadi arah masa depan yang layak bagi para profesional perawatan kesehatan seperti dokter, administrator, personel lab, dan teknisi klinis dan non-klinis lainnya untuk belajar dan menerapkan Lean Six Sigma untuk mendorong continuous improvement di industri perawatan kesehatan.